Como em todas as áreas de nossa vida, que foram modificadas pelo avanço da tecnologia, a digitalização de documentos se torna uma ferramenta indispensável para as pessoas e também empresas que pretendem se consolidar no mercado utilizando da tecnologia.
As pequenas empresas também tem excesso de papelada, seja pelas transações com clientes e parceiros ou com as contratações, mas os documentos realmente ocupam boa parte do tempo e do espaço.
O problema é que perdê-los pode causar muitos problemas, mas, às vezes, armazenar tudo pode ser inviável. Nessas horas, é importante ter documentos digitalizados.
Essa prática também tem sido adotada cada vez mais por pessoas físicas. Isso porque, além da economia no espaço, a organização fica facilitada e a busca por documentos específicos fica mais simples e rápida.
Mas será que digitalizar documentos é realmente necessário? Veja a seguir tudo o que você precisa saber para proteger dados e informações e evitar problemas. Confira!
Acesso facilitado aos seus documentos
Sem dúvidas, uma das principais vantagens de digitalizar documentos é o acesso facilitado aos papéis que você precisa. Imagine procurar um contrato em um arquivo com muitos outros documentos, todos misturados?
Com a digitalização e o armazenamento organizado, basta que você faça uma pesquisa com o nome do documento que você precisa. A busca é rápida, segura e só ocupa o espaço do seu HD ou da nuvem.
Você pode organizar os documentos em pastas separadas por cliente, por exemplo. Na hora de pesquisar, você pode optar por fazer a busca pelo nome do arquivo ou pelo conteúdo. Fácil, não é?
Vantagens de se ter a digitalização de documentos
Muitas empresas estão optando por modificar maneira com que gerenciam seus documentos, isso porque a maneira tradicional, de se guardar documentos impressos em papel, vem ficando cada vez mais inviáveis.
Com os documentos digitalizados e organizados, a sua empresa vai ser muito mais eficiente e todos vão conseguir localizar documentos mais rapidamente, quando necessário.
1. Economia de espaço
Outra vantagem dos documentos digitalizados é a economia de espaço físico. Algumas empresas têm salas exclusivas para armazenamento de papéis, e esses espaços poderiam ser utilizados para outras finalidades.
Em casa, são pastas sem fim e arquivos cheios de documentos, que poderiam ser facilmente digitalizados e arquivados com muito mais segurança.
Com a digitalização, você pode liberar salas, gavetas, armários e fazer melhor uso do seu espaço físico. Você ainda pode economizar dinheiro, uma vez que não precisará comprar com móveis para guardar toda a papelada.
2. Flexibilidade na hora de consultar documentos
Já imaginou se você tem uma reunião em outra cidade e se esquece de um documento importante? Ou se você tem uma consulta médica, e esqueceu de levar os laudos dos exames?
Com a digitalização de documentos você pode respirar aliviado, já que você pode ter o arquivo à mão sempre que precisar.
Você pode transportá-los em um pen drive ou então acessar a nuvem onde seus arquivos de encontram. Outra ideia é ter no celular aquilo que você precisa com mais frequência.
Isso facilita em reuniões ou outras necessidades, já que tudo pode ser feito de forma bem rápida.
Caso você se esqueça, é possível pedir para que alguém envie o documento necessário por e-mail, por exemplo, ou você pode usar um aplicativo que te permita acessar remotamente.
Ter os documentos organizados em arquivos digitais é essencial para empresas que dependem de muitos papéis.
Além disso facilitar a comunicação com clientes e parceiros, ainda contribui para novos contratos e garante informações seguras e à prova de fraudes.
Meio ambiente
Além de todas essas vantagens, o meio ambiente é um ponto muito importante na transição de documentos impressos para documentos digitalizados, já que agora o uso de papel será imensamente menor.
Reduzir o uso de papel reduz o desmatamento e preserva o meio ambiente. Você sabia que uma tonelada de papel reciclado poupa cerca de 22 árvores e economiza 75% de energia elétrica? Por isso, digitalize sempre que possível.
Depois de digitalizar documentos, o que fazer com os papéis?
Digitalizar documentos tem sido a saída encontrada pelas empresas para reduzir espaço físico e otimizar a localização de informações arquivadas. Mas o que fazer após a digitalização? Como saber se posso descartar a papelada?
Primeiramente é importante estar ciente de que o original dos documentos importantes precisam respeitar a tabela de temporalidade. Você já ouviu falar dela? Alguns dados precisam ficar guardados por cinco, 10 ou até 30 anos.
A guarda dos documentos físicos deve ser feita de acordo com a temporalidade. Por exemplo, o GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical), por exemplo, deve ser armazenado por cinco anos.
Já o CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) precisa ser preservado por 10 anos. Enquanto isso, a guia de recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) deve ser guardado por 30 anos.
A única exceção é com relação à microfilmagem. Quando documentos são microfilmados, os originais podem ser incinerados ou destruídos de forma mecânica, sem prejuízos à gestão documental.
Passo a passo para digitalizar documentos
Para digitalizar documentos importantes da empresa, é preciso seguir alguns passos. O primeiro deles é o preparo dos papéis, ou seja, a higienização, a retirada de clipes e grampos que possam comprometer a vida útil do documento.
Depois disso é necessário fazer a classificação dos documentos digitalizados, em pastas específicas lembrando que o formato de arquivamento facilitará a localização durante as buscas.
Em seguida é importante fazer a gestão dos documentos originais em papel. Lembre-se que o mais indicado é que você guarde-os em local seguro e livre de ações externas, como a ação de traças, umidade ou sujeira.
Os melhores aplicativos para escanear documentos
Mas se você é pessoa física ou tem uma micro empresa, e não quer digitalizar (ou não pode contratar uma empresa para isso), você pode escanear os documentos e também mante-los arquivados de forma segura. Veja os principais aplicativos que podem te ajudar a fazer esse serviço para você:
Evernote: Por incrível que pareça, o popular aplicativo para fazer anotações é também o melhor aplicativo para digitalizar documentos. Ao clicar no símbolo de (+) e depois no ícone de câmera, ele já ativa o flash do seu celular e pede para você alinhar a folha.
Ele enquadra o conteúdo automaticamente mas não dá para cortar manualmente e nem tem a opção de filtros. Ainda assim, o trabalho do Evernote fica impecável e todos os documentos ficam bem legíveis, sem falha e com o corte perfeito.
CamScanner: Um dos apps mais populares da categoria, o CamScanner tem modos para escanear cartões de visita, uma única folha ou em lote (mais de uma, útil para livros).
Ele faz o corte do documento automaticamente, mas você pode editar antes de seguir para o próximo passo. Na hora de editar, ele tem alguns filtros interessantes.
Na versão gratuita, o OCR (reconhecimento de texto) está disponível apenas em modo leitura. Se você pagar, consegue editar e converter para arquivos de texto.
Genius Scan: Outra ótima opção é o Genius Scan e o forte do aplicativo é que ele faz o corte automático do documento. Os filtros de aprimoramento que ele oferece são bons, mas não são espetaculares.
Você também pode digitalizar várias páginas do seu documento sem precisar pagar, mas o diferencial do Genius Scan é o recurso de assinar o documento. Sim! Dá para escanear uma folha importante e assinar digitalmente com o app.
Dropbox: No Dropbox, você pode ir em Adicionar (+) e depois em Digitalizar documento para escanear as folhas. Ele reconhece os documentos automaticamente (não muito bem), mas dá para você arrumar depois.
Ele não tem muitos filtros – só as opções P&B, Quadro branco e Original – mas a preto e branco funcionou bem comigo. O controlador de contraste também é uma ótima adição para ajustar a visibilidade do documento.
Viu como é importante adotar documentos digitalizados na sua rotina? Ou em última instância, mantê-los pelos menos escaneados. O que importa é que você entenda a importância da digitalização e mude sua postura, se livrando de toda essa papelada que você tem.
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