Origem
5S é uma filosofia de trabalho japonesa, criada no Japão no pós-Segunda Guerra Mundial, século XX, em que o país passava por uma grave crise econômica e precisava produzir mercadorias de qualidade e com preço competitivo, para que pudessem se reerguer economicamente.
Esta metodologia era um desafio para a sociedade, pois o método de trabalho em diversos setores precisava passar por mudanças profundas em relação ao comportamento dos funcionários e das pessoas.
E assim identificou-se como a cultura das empresas precisava mudar para obtenção de maior produtividade e organização. E os resultados foram muito significativos.
O país conseguiu se tornar uma das maiores potências mundiais, reconhecido globalmente por apresentar uma forte cultura de disciplina, que foi significativamente influenciada pelo processo 5S.
Portanto, o 5S não é apenas uma mudança física no ambiente de trabalho, mas sim uma mudança de valores, de estilo de vida. Dessa forma para que essa metodologia funcione, é preciso um engajamento de todos os envolvidos, além de transformar toda a estrutura, para depois disseminar a ideia por toda a empresa.
A implementação dessa metodologia não acontece de uma hora para outra. Assim, é necessário ter um gestor responsável por esse processo, para garantir a continuidade do programa e também para ter a certeza de que todos sejam submetidos a treinamento de capacitação.
Além dos treinamentos iniciais, após a conclusão da implementação do processo, deve-se ter sempre uma manutenção para que não haja regressão dos valores adquiridos.
Dentro do contexto da qualidade, o 5S é considerado o primeiro passo para a implantação de um sistema de gestão, já que ele proporciona um ambiente limpo, organizado e eficiente.
O propósito é fazer mais usando menos: obter maiores e melhores resultados usando menos recursos, menos tempo, menos espaço e menos dinheiro.
A principal ideia por trás do 5S é manter o local de trabalho, a empresa como um todo e até a sua vida pessoal, sempre organizados, limpos e sobretudo produtivos.
É uma técnica de fácil compreensão, mas cuja aplicação pode não ser tão simples, por implicar mudanças de atitudes e comportamentos, além de exigir o envolvimento de todos. Requer, por isso, muita disciplina.
As cinco palavras japonesas que definem o 5S são: Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu, Shitsuke.
Seiri – senso de utilização e ordenação
Em uma empresa, Seiri se refere a avaliar o ambiente e separar o que é necessário do que é desnecessário. É preciso analisar o espaço de trabalho e identificar o que é realmente útil e importante, e o que está ali apenas ocupando espaço. O que for considerado desnecessário deve ser descartado ou utilizado em outro lugar.
O que realmente pertence ao local que você está organizando e o que não deveria estar ali.
A ideia é separar o que realmente pertence ao local que você está organizando e o que não deveria estar ali. Antes de organizar é preciso eliminar o que é desnecessário, afinal, não se organiza e nem se guarda tralha.
Lembrando que desnecessário pode ser algo realmente inútil, e que vai para o lixo ou pode ser algum item que pode ser doado, dependendo das condições.
Esse conceito pode ser aplicado em casa e no escritório. Em gavetas, estantes, mesa de trabalho, guarda roupas, armário da cozinha.
Enfim, qualquer ambiente que você queira organizar. De forma similar pode ser usado também para organizar o seu computador ou seus e-mails, e até mesmo planos e projetos que você tenha.
Avalie seus arquivos eletrônicos, e veja quais deles você realmente precisa e quais são inúteis. Veja também se existe algum duplicado ou que contém uma versão antiga, e nesse caso se podem ser deletados.
O mesmo vale para os e-mails: delete tudo que não tem utilidade ou motivo para ser guardado.
Para arrumação física: jogue fora papéis inúteis que ocupam espaço em sua mesa e suas gavetas.
Doe aquelas roupas que você não usa mais e estão só enchendo seu guarda roupas.
O mesmo vale para aqueles livros da faculdade que você guardou porque achou que ia precisar, mas nunca mais abriu.
Como o seiri é feito?
Para implementar essa etapa na empresa, são necessárias algumas perguntas:
- Quantas e quais ferramentas são necessárias nessa área?
- As máquinas ou peças estão devidamente classificadas?
- O ambiente está livre de potenciais produtos nocivos?
- Existem materiais sendo desperdiçados?
- A periodicidade da manutenção dos equipamentos é adequada?
Seiton – senso de organização
No contexto original se trata de organizar o ambiente de trabalho de forma eficaz. Depois de eliminar o que é desnecessário, organize o que ficou.
Coloque cada coisa em seu devido lugar e arrume de forma a otimizar o fluxo de trabalho. Em um ambiente físico isso é fácil: deixe a mão, sobre a mesa de trabalho, apenas o que usa com frequência.
No caso do armazenamento, defina critérios que tenham um sentido lógico para você e que te ajudem na hora de encontrar determinado objeto: organize suas roupas no guarda-roupas por cor ou por tipo usado em cada estação; ordene os livros por autor ou por assunto; guarde os copos por tamanho; organize documentos por assunto ou data.
Mas lembre-se que esses são apenas exemplos, e você deve usar o critério que faça mais sentido para você. A ideia é identificar e ordenar as coisas, de forma que seja fácil encontrá-las.
Para arquivos no computador, crie pastas principais, que reúnam assuntos similares e organize os arquivos dentro delas em ordem cronológica ou alfabética. Vale lembrar a dica de usar nomes que permitam identificar o conteúdo do arquivo sem precisar abri-lo.
Se você precisa manter seus e-mails por algum motivo, crie pastas e classifique-os em vez de manter tudo misturado na caixa de entrada.
Aqui funciona o princípio básico da organização: coloque cada coisa em seu lugar e defina o lugar de cada coisa utilizando critérios lógicos.
O seu dia a dia pode ser caótico, e você dificilmente pode ter tempo para manter um escritório bem organizado.
Mas acredite: vale a pena promover uma força-tarefa, selecionando um dia em que as atividades estejam mais calmas, para mobilizar a equipe neste sentido.
Afinal, organizar pode ser trabalhoso, mas, com um ambiente em ordem, fica muito mais fácil encontrar os documentos que você precisa, economizando tempo.
Como o seiton é feito?
Do mesmo modo, para implantar o Seiton, deve-se deixar as ferramentas mais utilizadas em locais visíveis e em compartimentos que permitam a fácil retirada destas. Nesse sentido, as ferramentas mais utilizadas devem estar alocadas próximas às máquinas onde são utilizadas.
Por outro lado, as ferramentas pouco utilizadas devem ficar em armários devidamente etiquetados, para que não dificultem na busca pelas ferramentas corretas.
O mesmo critério vale para organizar as coisas na sua vida pessoal.
Seisou – senso de limpeza
Senso de limpeza não se trata apenas quando falamos de sujeira, mas também de manter o ambiente bem cuidado, não permitindo o acúmulo de bagunça e coisas desnecessárias. Tão importante quanto eliminar o desnecessário e organizar suas coisas é mantê-las dessa forma. Esse conceito, portanto, é consequência direta dos dois sensos anteriores.
Então, não permita que os papéis se acumulem de novo sobre a sua mesa. Em casa, ao tirar uma roupa do armário ou um livro da estante, não bagunce o que ficou e depois do uso devolva para o mesmo lugar de onde tirou. Evite também um novo acúmulo de e-mails na sua caixa de entrada, organizando-os diariamente.
Como o seisou é feito?
Nesse processo, são montados pequenas equipes para limpar cada área da empresa ou escritório. Em seguida, são realizadas inspeções nos locais onde ficam as máquinas e compartimentos afim de detectar quais pontos não estão devidamente higienizados.
Feito isso, são definidos métodos de limpeza de acordo com cada equipamento, e eventualmente pode ser que desmonte-se a máquina, para checar se ela está operando dentro das especificações.
Seiketsu – senso de padronização e saúde
No contexto da gestão da qualidade se refere a criar padrões que possibilitem a manutenção das melhorias obtidas com os sensos anteriores.
Esse processo é voltado para o lado humano da empresa.
Logo, nele são levados em conta a saúde física e mental dos trabalhadores e tem como objetivo proporcionar a melhor vivência entre o local de trabalho e o funcionário e assegurar que as etapas anteriores sejam cumpridas.
A higiene pessoal e a do ambiente de trabalho são fundamentais para que o Seiketsu seja concretizado. Esses fatores são importantes pois permitem a realização segura das atividades diárias.
Para que tais exigências sejam cumpridas, deve-se atentar também às condições ergonômicas do local, tais como a presença de ruídos, goteiras, fios expostos, locais mal sinalizados ou mal iluminados, etc.
Se trata de transformar as ações propostas pelos 3S anteriores em hábitos que permitam a sua manutenção. Esse conceito existe em função do anterior. Se o Seiso se refere a manutenção da limpeza e organização, o Seiketsu trata de criar formas de ação padronizadas que permitam essa manutenção, bem como cuidar do bem estar pessoal.
A ideia é criar o hábito de descartar sempre o que é inútil e desnecessário e de manter cada coisa em seu devido lugar. É implementar de fato no dia a dia esse conceito. Pode-se dizer também que se trata de desenvolver uma atitude mental que foque nos conceitos transmitidos. As ações padronizadas dão suporte para a construção desse mindset.
A padronização também diz respeito a estabelecer um sistema de arquivamento, seja de papéis ou de documentos eletrônicos. O mesmo vale para a forma com que você guarda qualquer coisa: roupas, livros, utensílios de cozinha, alimento, produtos de limpeza. É a ideia trazida pelo seito, de colocar cada coisa em seu lugar.
Mas aqui se trata de padrões que ajudam a determinar qual o lugar de cada coisa. Faz parte também da forma de lidar com cada item novo que chega: um papel, um documento, um e-mail ou uma roupa nova. De que forma esse novo item deve ser encaixado no seu sistema de organização, no seu modo de guardar as coisas?
Como o seiketsu é feito?
Algumas perguntas podem ser feitas para iniciar e estruturar esse processo dentro de uma empresa:
- Qual a fonte de sujeira dessa área?
- Qual o nível de ruído nessa área?
- Existe algum perigo aparente para os funcionários?
- A temperatura do ambiente é adequada?
- É necessário algum equipamento de segurança para executar essa tarefa?
Shitsuke – senso de disciplina
Esse senso, é o que da fato sustenta o funcionamento da metodologia. Para praticar as ações propostas, para estabelecer padrões e criar hábitos é preciso ter muita disciplina. É o comprometimento necessário para fazer as mudanças e manter as melhorias obtidas. Envolve tanto o fortalecimento da mentalidade quanto a motivação para manter a organização.
Faz parte desse conceito também a inclusão de outras pessoas no seu sistema de organização se for o caso. Todos que dividem a casa com você devem contribuir para mantê-la organizada. No escritório, todos devem fazer parte do movimento de organização.
Não adianta você organizar a sua parte se o outro não faz o mesmo, ou pior, se bagunça o que você arrumou. Claro que é difícil responder por outras pessoas, mas sempre tente ensinar como se organizar, mostrar os ganhos e benefícios e manter a motivação.
Como o shitsuke é feito?
A implementação dessa etapa é feita por meio de novas normas e rotinas a serem criadas e implantadas. O cumprimento destas deve ser cobrado de todos os funcionários da empresa, desde estagiários até os cargos mais altos.
Nesse sentido, deve-se colocar fotos em murais de como o local deve ser mantido, como forma de modelo a ser seguido. Além disso, é interessante também que você tenha metas e crie listas de afazeres para cada área, e as coloque em local visível, para que assim as tarefas sejam sempre lembradas ou as envie por e-mail.
Resultados esperados do 5S
Após a implementação do 5S, espera-se primeiramente uma mudança de comportamento dos trabalhadores, que por sua vez vão aparentar maior satisfação ao chegar no local de trabalho limpo e organizado.
Além disso, é esperado um menor desgaste de máquinas e equipamentos e portanto menores custos com manutenção. Somado a isso, há também uma redução expressiva do tempo de produção, já que o tempo perdido procurando materiais e ferramentas é suprimido.
O 5S promove também a maior segurança e saúde dos trabalhadores por conta da maior limpeza e das regras ergonômicas implantadas.
Em síntese, o 5S promove uma melhoria na qualidade de vida dos funcionários no local de trabalho, reduz o tempo de produção e aumenta os lucros da empresa.
Mais do que tudo, o método 5S é, mais que uma metodologia: é uma filosofia a ser seguida, tanto que requer a definição de padrões e disciplina. Além disso, enquanto os três primeiro itens são bem práticos e propõem ações concretas, os dois últimos tem mais haver com mentalidade, como mudar a forma como vemos as coisas.
E a sua empresa? Já aderiu a essas práticas voltadas para a qualidade?
Me conta o que você achou dessa metodologia: Você já conhecia? Acha que dá para aplicar no seu dia a dia? Os conceitos fazem sentido para você?
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