A tabela de temporalidade é muito importante para a empresa, no entanto muitos empreendedores não sabem como fazer e se beneficiar desse processo, e por isso, recorrem a empresas que existem para realizar esse serviço.
Se você tem uma empresa você sabe que, com o passar do tempo, nós acumulamos documentos, sendo que alguns poderiam ser descartados depois de um certo tempo.
Outros documentos no entanto, devem ser guardados por um período longo, que muitas vezes é a vida toda.
E mesmo que alguns documentos sejam digitais, você tem que saber que eles também tem validade!
Por isso é importante ter cuidado e saber das regras tanto com relação aos documentos físicos como também com relação aos documentos digitais.
Por que devemos cuidar da validade dos documentos?
Se você não souber se seus documentos ainda são válidos ou mesmo quanto tempo você deve guardá-los, você pode estar gastando dinheiro sem necessidade com eventuais locais físicos para guardá-los, ou mesmo pode ter sérios problemas legais com o descarte incorreto.
Imagine uma situação onde você tem uma empresa, mas não tem controle sobre os documentos que existem lá. Nesse caso ía ficar muito difícil a administração, não é mesmo?
Essa falta de controle, com os documentos de funcionários, impostos ou mesmo de contratos, podem ter sérias consequências.
O objetivos principal da tabela de temporalidade é controlar os arquivos e os documentos do seu negócio, mas não é só isso, já que ela também tem outras funções!
Ela também pode auxiliar na programação das finanças, para que não hajam gastos que não foram esperados, por falta de cumprir com as obrigações fiscais, legais e trabalhistas que toda empresa tem.
Tabela de Temporalidade
Para você entender melhor como funciona a tabela, tem que se fazer as seguintes perguntas sobre documentação: Quanto tempo o documento precisa ficar arquivado? E depois que acabar esse período, o deve ser feito com este documento?!
O objetivo dessa tabela é definir prazos de guarda e o destino que os documentos terão. Os prazos de guarda são divididos em três fases chamadas corrente, intermediária e permanente (ou arquivo morto como é conhecido).
A primeira coisa a ser feita, é determinar o ciclo de vida do documento e, depois disso definir o período obrigatório que ele ficará armazenado.
Esse período pode ser poucos meses, alguns anos ou a vida toda. Lembrando que para ter a informação correta, é importante consultar sempre a tabela de temporalidade conforme a legislação em vigor na sua região.
Quando o documento concluir seu ciclo de vida, é definida a sua destinação final, e aí existem as seguintes opções: eliminação, arquivo morto, digitalização e arquivamento em mídias.
Para os casos de guarda definitiva do documento, é importante inserir na tabela um espaço para observações e dados adicionais, que auxiliem a localizar o arquivo em futuras consultas.
Existem três formas de classificar os documentos:
1ª. Fase Corrente (Arquivo Setorial)
Nessa fase, os documentos são frequentemente consultados e são de uso exclusivo da empresa, devendo ficar sempre perto do funcionário responsável pela tramitação, para que a consulta seja rápida quando necessária.
2ª. Fase intermediária I (Arquivo Central)
Nessa segunda fase, os documentos são acessados eventualmente, e devem ser armazenados para serem consultados de forma aleatória ou para aguardar a eliminação definitiva. Por isso a digitalização é indicada para diminuir o tempo de busca e fazer backup destes documentos.
3ª. Fase permanente (Arquivo Intermediário II)
Assim que seus documentos passam pelas duas primeiras fases, eles já cumpriram suas respectivas finalidades, porém devem ser preservados em virtude de sua importância.
Normalmente nessa fase, esse tipo de arquivo fica sob a guarda de uma empresa específica que vai gerir a guarda definitiva, e por isso mesmo é muito importante que o documento seja guardado corretamente.
De uma forma bem simples, essa é a explicação do que é temporalidade de documentos da empresa.
Você também pode ler sobre temporalidade de documentos pessoais clicando nesse link.
Espero que você tenha gostado desse artigo sobre tabela de temporalidade de documentos, e continue seguindo meu trabalho.
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