Nem todos os documentos precisam ser guardados por muitos anos. Mas aqueles que devem ser mantidos, como devem ser guardados e arquivados?
A gente precisa entender qual a melhor forma de guardar por exemplo, os recibos de pagamentos, certidões de nascimento, contratos de trabalho, escrituras de imóveis, entre outros documentos tão importantes quanto esses.
Quem nunca reclamou de ter que guardar milhares de contas dentro de casa? O acúmulo de papeis pode ser perturbador e contribuir para a bagunça da casa, mas arquivar documentos é muito importante e necessário.
Afinal, só com eles você pode justificar que uma conta já foi paga, reclamar de um produto adquirido que está com defeito ou ainda comprovar propriedade ou posse de um bem.
Para diminuir a quantidade de documentos e facilitar a organização, em 2009, foi aprovada uma lei (12.007) que obriga as prestadoras de serviços a encaminhar ao consumidor uma declaração de quitação anual de débitos.
Declaração de quitação anual
A declaração deve abranger os meses de janeiro a dezembro de cada ano, tendo como referência a data do vencimento da respectiva fatura.
Deve constar também a informação de que ela substitui, os recibos e comprovantes mensais emitidos ao longo do ano a que se refere e dos anos anteriores.
De acordo com a legislação, somente terão direito a este documento aqueles que estiverem em dia com todas as parcelas ou mensalidades do ano anterior.
Entretanto, é importante frisar que o consumidor só poderá se desfazer dos recibos pagos mensalmente no momento em que receber o documento de quitação anual.
Prazos de guarda de alguns documentos
- Tributos: os comprovantes de pagamentos de IPTU, IPVA e a declaração de Imposto de Renda devem ser mantidos por cinco anos.
- Água, Luz, Telefone e demais contas de serviços: declarações de quitação devem ser conservadas por cinco anos.
- Condomínio: declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos (prazo prescricional estipulado pelo Código Civil).
Mesmo após a saída de condomínio, guardar a quitação de pagamento por 10 anos
- Consórcio: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
- Seguro: proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.
- Convênio Médico: proposta e contrato devem ser guardadas por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
- Mensalidade Escolar / cursos livres: declarações e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.
- Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações de pagamento por até três anos após a desocupação do imóvel e o recebimento do termo de entrega de chaves.
No caso de pagamentos feitos pela internet, é importante imprimir ou salvar uma cópia do comprovante assim que a conta for quitada.
- Hospedagem: O prazo para que hotéis, pousadas, albergues, pensões e outros estabelecimentos de hóspedes cobrem dos consumidores gastos com relação à hospedagem é de um ano.
- Comprovante de pagamentos de empregados domésticos: O comprovante de pagamento do salário de empregados domésticos deve ser guardado por cinco anos. De empregados rurais, por dois anos. Esses são os prazos para reclamações trabalhistas.
- Multas: É bastante indicado que os comprovantes de pagamento das multas sejam arquivados por pelo menos dois anos.
- Licenciamento de veículos: Os documentos referentes ao licenciamento e pagamento de seguro devem ser guardados pelo dono do veículo por um ano, quando perdem valor e precisam ser renovados.
- Recibo de compra de venda de carros: Esse recibo deve ser guardado até que o veículo seja vendido para um novo proprietário. O novo dono do veículo tem 30 dias, no máximo, para transferir o veículo.
Bem, agora ficou mais fácil de entender, certo? Pelo menos com relação aos recibos de prestação de serviços que você tem em casa.
Você controla seus recibos dessa forma? Não? Está precisando de ajuda? Me fala qual são suas dúvidas, e quem sabe posso te ajudar!
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