Apesar de muitos negócios já terem a capacidade de oferecer um computador para cada funcionário, ter um “escritório sem papel” ainda parece muito longe da nossa realidade.
Escritórios que investem em recursos para diminuir o consumo de papel, estão investindo acima de tudo, em eficiência.
Por isso, se você busca manter a competitividade da sua empresa, talvez seja a hora de reavaliar seus processos internos e eliminar a papelada da rotina corporativa de uma vez por todas.
O descarte de documentos também ajuda na preservação do meio ambiente e em promover a racionalização de espaços, redução de custos operacionais.
Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD), 37% dos documentos impressos nas empresas são desnecessários, ou seja, realmente é dinheiro jogado fora!
É possível um escritório sem papel?
Em alguns casos, como escritórios do governo, de contabilidade e de advocacia, os papéis ainda possuem muito valor, e não podem simplesmente ser substituídos por arquivos digitais.
A burocracia brasileira ainda exige muitos documentos em forma de papel, o que torna mais difícil o objetivo de se criar um armazenamento totalmente digital.
Nesses casos não é possível criar um escritório totalmente digital, mas podemos reduzir bastante a papelada do dia a dia.
Além disso, escrever em um papel, para muitas pessoas, é uma ótima forma de organizar os seus pensamentos.
Assim, você provavelmente não vai conseguir se livrar totalmente do papel, mas pode reduzir significativamente o seu uso.
Veja algumas dicas que podem ajudar a reduzir a papelada no escritório:
1. Imprima menos, mantendo no seu escritório apenas uma copiadora em um espaço central;
3. Pague as contas da empresa (e também as suas) de forma online;
4. Implante assinaturas de e-mail que desencorajem impressões desnecessárias;
8. Se possível, considere o uso de monitores duplos nas estações de trabalho, já que dessa forma haverá redução significativa de papel no escritório.
Medida Provisória aprovada para descarte de documentos
O descarte de documentos consiste na eliminação de documentos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor histórico ou funcional, tornando-se assim inúteis para os fins que foram criados.
Com o surgimento dos documentos eletrônicos, a expectativa de que os arquivos físicos originais fossem descartados não foi alcançada.
Esse descarte não poderia ser feito pelo fato de não haver nenhuma lei ou medida que permitisse que o documento original fosse descartado.
Isso era um problema, já que os documentos estavam digitalizados, porém, os físicos ainda ocupavam espaço e geravam despesas.
Diante de situações como essa, em 2007 o Deputado Magno Malta do partido PLS, apresentou um projeto de lei em que os documentos públicos e privados, apresentados em papel, poderiam ser destruídos após a digitalização.
Mas, o descarte só poderia ser feito desde que fosse respeitado os procedimentos para garantir a integridade e autenticidade da conversão do arquivo do meio físico para o digital.
Recentemente o presidente da república Jair Bolsonaro, aprovou a medida provisória 881/19, que aprova o descarte de documentos, desde que os documentos de valor histórico sejam preservados.
Como fazer o descarte da maneira correta
É importante estar atento a forma como o descarte de documentos é feito, já que os documentos possuem informações importantes e não podem ser jogados no lixo comum.
Por isso, procure uma empresa especializada e que faça a eliminação de forma segura e sigilosa, a fim de garantir que todas as informações contidas neles foram destruídas.
Vale ressaltar ainda, que os documentos que não devem ser descartados, por conterem informações de valor histórico ou permanente, devem ser guardados em ambientes adequados para que não sofram deterioração nem danos por causa da umidade ou afins.
A digitalização permite a eliminação imediata do original?
Não é só porque um documento foi digitalizado que o mesmo poderá ser descartado.
A eliminação do documento original, assim como a cópia digital, vai depender de uma avaliação prévia que definirá o período em que devem ser guardados e sua destinação.
É recomendada a elaboração de uma tabela de temporalidade para aplicar os prazos e realizar os procedimentos de eliminação.
Como eliminar documentos digitais?
Na hora da eliminação digital, deve-se observar que o descarte seja realizado de forma a impossibilitar a recuperação posterior do documento eliminado.
Além disso, todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.
Conclusão
Estamos caminhando para um mundo cada vez mais sustentável.
Algum tempo atrás, esse assunto não era tão discutido entre as pessoas como é agora.
A consciência de todos está voltada para a preservação do meio ambiente e tornar o mundo um lugar melhor para todos.
Por isso, realizar o descarte de documentos significa reduzir custos com papéis e, consequentemente, evitar o desmatamento de árvores e poluição do ecossistema aquático, já que para o papel chegar até nós, ele passa por uma série de processos.
Agora que você já sabe como fazer a eliminação da forma certa e está ciente das leis e medidas que regulamentam a ação, é só colocar em prática.
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