Você já passou pela situação de ter que revirar sua casa ou escritório atrás de um comprovante ou documento importante?
Manter a organização de documentos e arquivos, é de extrema importância para que nada se perca ou desapareça em meio as pilhas de papéis ou dentro de gavetas espalhadas pelos cômodos.
Por isso hoje, vou deixar aqui dicas para você guardar tudo que for necessário de maneira adequada e sempre encontrar quando for preciso:
1) Defina locais específicos para guardar documentos
Ter um local definido para guardar os documentos auxilia na busca das informações quando necessário;
2) Cuide da integridade dos documentos
Não basta apenas conseguir encontrar o que precisa. Além de ter os documentos, você precisa que eles estejam em boas condições.
Você também deve evitar de fazer dobras, não usar grampos e utilizar itens apropriados para armazenamento;
3) Separe tudo por tipo e pastas
Guarde todos os documentos divididos por temas, e se necessário faça sub grupos dentro de cada categoria.
Além disso, faça a organização por ordem alfabética, numérica ou por data;
4) Digitalize e armazene seus documentos em nuvem
Por mais que seja importante manter alguns documentos físicos e originais, é sempre bom ter uma versão digital.
Além de que um armazenamento em nuvem, você pode acessá-los mesmo não estando em casa ou no escritório;
5) Crie um índice
Crie nomenclaturas e código para armazenar e anotar na aba das pastas e arquivos, afim de identificar os documentos organizados.
Isto facilita a busca de outras pessoas que tem pouco contato com os documentos;
6) Use um armazenamento profissional
Se a quantidade de documentos ou de outros pertences for muito grande, você pode utilizar locais de armazenamento profissionais.
Existem galpões específicos que podem ser alugados para guardar todo tipo de coisa.
Eu utilizo quase todas essas dicas na organização dos meus documentos pessoais e nos dos meus clientes também, e montei esse conteúdo com o auxílio da minha experiência.
Se você gostou, marque um amigo que pode estar precisando dessas dicas e deixe aqui seu comentário e compartilhe também a forma que você organiza seus documentos!
