Se você é empresário ou trabalha com documentos, sabe que é extremamente importante cuidar da segurança dos documentos confidenciais da sua empresa.
E esses documentos cairem em mãos erradas, eles podem prejudicar a empresa e seus projetos em grandes proporções.
Para garantir o crescimento de seu negócio com qualidade e credibilidade, é preciso investir em ações preventivas que possam proporcionar maior segurança aos documentos.
Veja a seguir algumas dicas, que com certeza vão te ajudar!
1. Cuide dos dispositivos eletrônicos
Normalmente, a empresa conta com diversos dispositivos eletrônicos, como notebooks e tablets. Esses equipamentos auxiliam no trabalho do dia a dia, mas também podem oferecer riscos.
Para evitar que os equipamentos sejam comprometidos, você precisa atualizar constantemente os softwares para evitar brechas de segurança, que podem causar problemas graves.
Outro dispositivo que merece atenção redobrada é o pendrive. Como medida preventiva, evite o uso dele, já que este que pode facilmente transmitir vírus para os computadores da empresa.
2. Utilize configurações de segurança
O Google oferece diversas funcionalidades de segurança de acesso aos seus documentos. No painel de controle do G Suite, o gestor da conta da empresa pode, por exemplo, ativar notificações toda vez em que um documento confidencial é compartilhado com alguém que não é autorizado.
Também é possível limitar o acesso de determinados setores a arquivos. Dessa forma, o documento só fica disponível para aquele que pode acessá-lo, de acordo com uma pré autorização.
3. Implante o acesso em duas etapas
Ainda no Google, é possível ativar o mecanismo de verificação de acesso em duas etapas. Para isso, é preciso cadastrar o número do seu celular e assim, o acesso à sua conta exigirá a utilização de duas senhas.
A primeira é a normalmente utilizada e, a outra, um código enviado por SMS para seu celular.
Dessa forma, sua conta e os documentos confidenciais nela contidos só poderão ser acessados por alguém que saiba essas duas senhas, dificultando o acesso de terceiros.
4. Armazene os documentos na nuvem
Vários imprevistos podem comprometer seus documentos confidenciais, como roubos ou falta de espaço no HD.
Sendo assim, uma forma segura para os documentos, é você armazená-los na nuvem.
Dessa forma, você não precisa se preocupar em fazer backups dos arquivos e pode acessar os documentos de qualquer dispositivo, seja um computador, celular ou tablet.
5. Cuidado com downloads e impressão de arquivos
Você pode desabilitar downloads, impressões e cópias de qualquer arquivo.
Isso reforça ainda mais a segurança de informações sigilosas, pois permite o compartilhamento dos arquivos e documentos apenas com as pessoas de seu interesse.
Essa opção só pode ser ativada pelo dono do arquivo e, para ativá-la, basta acessar o menu avançado.
Mesmo no ambiente virtual, existe uma série de ameaças à segurança da informação das empresas, e isso se torna uma grande preocupação a seus gestores.
Mas, na era da tecnologia, há uma grande variedade de recursos que podem garantir a segurança dos documentos confidenciais e apoiar a credibilidade e a integridade de seu negócio.
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