Organizar e-mails é uma dificuldade para muitas pessoas. Hoje em dia, praticamente todo mundo tem e usa e-mails para trabalho ou mesmo para assuntos pessoais.
O problema é que, muitos e-mails ficam ocupando a caixa de entrada e, com isso, além da poluição visual, se você não fizer uma limpeza periódica, vai ficar com espaço ocupado desnecessário no seu email.
Organizando a caixa de entrada
Emails importantes podem ficar dias sem resposta simplesmente porque você não os viu. E mais: quando você fica com a sua caixa de emails desorganizada vai sempre ter a impressão de que tem muitos emails para responder.
Geralmente, quem pensa em dar o primeiro passo para se organizar, acaba desistindo ao ver a quantidade de e-mails que terá que lidar, e isso é mesmo assustador!
Mas não desista porque tem jeito, e quanto antes você começar, melhor vai ser.
Com a organização você vai abrir sua caixa de emails e vai saber exatamente quais são as mensagens que ainda faltam ser respondidas, as que podem ser apagadas e as que devem ser arquivadas.
Dicas de como organizar e-mails
1. Como organizar a caixa de entrada criando diferentes pastas
Criar pastas diferentes para seus e-mails pode ser bem trabalhoso no começo, mas tenha certeza de que o retorno que isso trará em termos de qualidade de trabalho e tranquilidade vale todo esse esforço inicial!
Pense em como é melhor dividir tudo, dependendo das suas necessidades. Você pode separar por assuntos específicos.
Se a sua área for “Vendas”, por exemplo, você pode separar em pastas como “compras”, “vendas” e então subpastas com “fornecedores” e a “clientes”.
Algumas pessoas acreditam que criar pastas no email não ajuda em nada na organização, mas se você criar as pastas certas te garanto que elas irão te ajudar e muito.
Crie pastas que sejam realmente úteis para você. Vou te dar alguns exemplos, mostrando algumas pastas principais e subpastas que eu tenho.
Minhas pastas principais são:
- @Ações
- @Aguardando
- @Ler
- @Responder
- A – Arquivo
- B – Algum dia/talvez
- C – Referência
E lá vai uma dica muito importante: as pastas que estão com um “@” logo no começo é só para elas se manterem no topo da lista, porque o gmail organiza as pastas automaticamente por ordem alfabética.
Em @Ações eu coloco todos os emails que estejam relacionados à alguma tarefa específica. Geralmente são emails que eu preciso fazer alguma coisa antes de poder responder.
Por exemplo: se eu preciso tomar alguma providência para um cliente, para então dar alguma resposta, o email vai para essa pasta.
Em @Aguardando eu coloco tudo que já enviei e estou esperando alguma resposta.
Para essas mensagens, procuro fazer um acompanhamento, olhando periodicamente e vendo se já posso cobrar a resposta.
Em @Ler coloco emails que não precisam de nenhuma ação e também não preciso responder, mas que eu quero ler.
Geralmente são emails que eu assino e gosto de ler quando tenho tempo.
Em @Responder coloco emails que preciso apenas responder já que alguns emails demandam mais tempo para escrever a resposta.
De qualquer forma são mensagens que não tem um prazo específico e, por isso, vou respondendo aos poucos conforme tenho disponibilidade.
As próximas 3 pastas são para arquivar emails importantes. Essas eu coloco uma letra na frente, ao invés do “@”, para que elas fiquem na ordem que eu quero.
Em A – Arquivo eu coloco todos os emails que não preciso esperar mais nada, nem responder, nem precisam de nenhuma ação, mas que é importante que sejam guardados.
Para ficar mais fácil de encontrar algo, caso eu precise, eu crio subpastas de acordo com assuntos e vou arquivando os emails nelas.
Exemplos de subpastas: pagamentos, saúde, contas, etc.
Em B – Algum dia/talvez guardo emails que podem me dar ideias para projetos futuros.
De tempos em tempos dou uma olhada para ver se tem alguma coisa que eu já posso ir fazendo, ou tirando informações que possam já não me interessar mais.
Em C – Referência coloco todos os emails que podem me servir de referência para algum trabalho ou projeto futuro.
Mas também não precisam de nenhuma ação, nenhuma resposta e não preciso esperar nada.
Essas são as pastas que eu tenho no meu email e podem te servir de ideias para você criar as suas pastas.
O ideal é criar pastas que realmente facilitem o seu dia a dia, por exemplo, se o seu e-mail é corporativo e você tem muitas reuniões ao longo da semana, talvez seja necessário uma pasta de “próximas reuniões”, “pautas”, “pendências”, etc…
2.Filtre automaticamente os e-mails
Pode parecer estranho, mas a melhor maneira de como organizar a caixa de entrada é… Não deixar suas mensagens por lá! Para isso, você pode utilizar as pastas que você criou com a dica anterior.
Porém, para poupar trabalho, é possível configurar o seu e-mail para que ele filtre automaticamente por assunto, remetente ou por palavras chaves, e encaminhe o e-mail direto para a pasta correta. A maioria das plataformas faz isso, por exemplo quando você recebe um spam.
Bom, agora que criamos as pastas, vamos começar a limpeza. Se você está com uma quantidade muito grande de emails para limpar, eu sugiro que você crie uma pasta no topo da sua lista de pastas chamada “Backlog” e jogue todos os emails de hoje para trás dentro dela.
Backlog é tudo aquilo que você capturou, porém deixou inacabado. Essa pasta seria das mensagens a serem ainda processadas.
Com isso você vai deixar a sua caixa de entrada limpa e, aos poucos você vai limpando esses emails que estão na pasta Backlog. Essa limpeza pode ser feita aos poucos, mas desde que seja todos os dias.
Cancele as assinaturas das newsletters que você não tem mais interesse. Isso vai facilitar a sua organização no futuro, pois não irá receber mais emails que não te interessam.
Uma dica é você usar o aplicativo unroll.me. Ele é uma ótima ferramenta para você conseguir se descadastrar de várias assinaturas ao mesmo tempo.
3. Organizando os novos e-mails
Você deve determinar períodos de tempo no seu dia para poder verificar o que tem na sua caixa de entrada. Esse período e a frequência que eles devem ocorrer irão depender da sua demanda.
Eu costumo separar 15 minutos no começo do meu dia e mais 15 minutos no final do dia para os meus emails de trabalho. Para os emails pessoais, 10 minutos ao dia costumam ser mais que o suficiente.
Quando eu paro em um desses momentos para verificar meus emails, primeiro eu apago os emails que são lixo.
Depois vou abrindo os emails, por ordem de chegada, um a um.
Se for um email urgente ou um email que eu demoro menos de 2 minutos para responder, eu já respondo na hora.
Se for um email que demanda alguma ação ou que demora mais de 2 minutos para responder, eu coloco ele na pasta correspondente para responder no melhor momento.
Se for um email para ser arquivado, também já arquivo na pasta apropriada. Não deixe e-mails já lidos na caixa de entrada.
4. Confira a pasta Spam
Uma pasta que já existe na maioria dos e-mails é a pasta SPAM.
A dica é estar sempre visualizando essa pasta, pois às vezes, pode acontecer de alguma mensagem importante ser colocada lá de forma indesejada e, com isso, pode ocorrer a exclusão indevida da mensagem.
Desta forma, sempre antes de excluir, dê uma olhada superficial em cada uma delas.
5. Não misture pessoal com profissional
Existe quem veja benefícios em ter uma conta de e-mail profissional e uma pessoal que dividam a mesma caixa de entrada. Caso esteja tudo bem organizado, isso não é um problema!
Mas tome cuidado: evite, por exemplo, se cadastrar em newsletters de interesse pessoal com o endereço da empresa. Se necessário, deixe para fazer isso em casa, com calma e em seu login privado.
6. Mantenha a organização
Montar um padrão de organização da sua caixa de entrada é difícil, mas mesmo assim procure mantê-lo.
Sempre vai haver dias com mais tarefas e talvez você não possa dar a devida atenção ao seu e-mail. Porém, assim que possível, vá lá e dê uma olhada.
Você também pode receber alguma mensagem que pode não fazer parte das suas pastas criadas anteriormente, e nesse momento já crie uma pasta para ela ou arquive-a para ver depois!
De forma geral é assim que você deve organizar seus e-mails, mas cada pessoa pode criar as regras que melhor atendem suas necessidades e com o passar do tempo, poderá adapta-las para melhor desenvolver seu trabalho.
Por último e não menos importante, eu diria para você tomar muito cuidado quando receber um e-mail e não souber a procedência dele. Na dúvida, não clique em nenhum link desconhecido.
Além de problemas relacionados a spam, você ainda pode se deparar com vírus e roubo de informações. Todo cuidado é pouco!
Agora me conta: como esta o seu email? Ele está organizado ou uma grande bagunça?
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