Um ambiente desorganizado derruba a produtividade de qualquer pessoa. No meio do caos, você gasta mais energia para encontrar um documento, ou então se perde em distrações e atrasa tarefas urgentes. Com o tempo, isso tende a elevar o estresse.
Organizar os documentos digitais é essencial para todos que prezam pela eficiência e pela confiabilidade de seus registros e informações. Mas será que você está totalmente familiarizado com essa nova realidade, da conexão digital?
O volume de arquivos digitais produzidos e compartilhados diariamente é cada vez maior. Nós passamos a nos comunicar com clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores por meio desse tipo de arquivo e até mesmo documentos como Contratos e acordos são compartilhados por e-mail. Manter tudo isso organizado pode ser um desafio e tanto!
Como começar a organizar seus documentos digitalmente
Se você não tem o hábito de organizar as informações no seu computador ou tem dificuldade em localizar seus arquivos virtuais, você precisa melhorar a produtividade do seu trabalho com a organização dos documentos digitais.
Quase todo mundo já viveu a situação de estar em uma ligação com um cliente ou parceiro de trabalho, e não conseguir localizar rapidamente algum documento importante.
Para que isso pare de acontecer e você tenha mais produtividade e segurança, você tem que seguir algumas etapas de organização.
Tenha sempre em mente que a área de trabalho (desktop) do computador serve de atalho para você acessar os programas que usa com frequência. Por isso mantenha ali apenas os ícones do Word, do Excel e de demais softwares úteis no dia a dia.
Evite a poluição visual, não sobrecarregando a tela com muitos elementos. Além disso, nunca salve documentos nesse espaço, pois você pode esquecer deles por lá!
Mas existem outras atitudes que você pode ter no seu dia a dia que podem te ajudar e muito!
1. Defina onde os arquivos devem ser salvos
Os arquivos não podem ficar espalhados e divididos entre vários lugares. Por isso, defina onde será o local do arquivo principal e compartilhe essa informação com as pessoas envolvidas.
Oriente-as sobre os locais certos para salvar cada documento e solicite que não hajam versões criadas fora do ambiente oficial.
Uma sugestão é criar uma pasta principal, onde todos os arquivos digitais devem ser salvos. No interior dessa pasta principal, outras sub-pastas podem ser criadas se necessário para facilitar a pesquisa e a gestão dos arquivos.
Use a tecnologia a seu favor
Sem dúvidas, a tecnologia é uma grande aliada da produtividade e também pode ajudar a salvar seus documentos digitais de forma segura.
Você pode utilizar por exemplo, o Goolge Drive ou o Dropbox pois esses sistemas de armazenamento garantem acesso e segurança para os documentos. Além disso eles permitem que os documentos sejam salvos e facilitam o compartilhamento online de informações com as pessoas interessadas.
2. Crie um padrão para organizar os arquivos
É preciso criar uma regra de organização de pastas e subpastas e elas podem ser divididas de acordo com as suas necessidades.
Assim como no caso da pasta principal, também é preciso criar regras para a criação de novas pastas dentro de cada assunto.
Crie um manual com as regras de como organizar documentos digitalizados e inclua exemplos.
Uma dica é informar individualmente, como proceder para a organização de arquivos digitais. Assim, mesmo na correria do dia a dia, todos que trabalham com você saberão exatamente como proceder.
3. Crie e salve o arquivo na pasta correta
Quando você cria um arquivo e depois precisa copiá-lo para outra pasta, a chance de esquecer de fazer isso, antes que uma nova versão seja editada, é enorme!
Por isso, crie sempre o arquivo já na pasta destinada a ele.
Tenha o hábito de criar, arquivar e nomear o documento da maneira correta, desde o primeiro passo.
É muito importante pensar em uma maneira de organizar os documentos digitais de uma forma que seja fácil localizá-los no momento em que você necessita.
4. Crie um nome padrão para salvar os arquivos
Para facilitar a localização dos documentos, crie o hábito de salvá-los com um nome padrão e nunca comece a produzir um documento antes de salvá-lo no lugar correto.
“Versão final”, “Final aprovado”, “Versão para impressão”, são nomes comuns para arquivos que costumam gerar muitas versões de um mesmo material.
Nomes como esses, podem dificultar o acesso ao arquivo correto depois de um tempo da criação do mesmo, pois apenas quem criou o documento tem a chance de se lembrar qual é o documento final e aprovado.
Uma sugestão é usar números, como: “contrato_cliente Santana_nome do cliente_versão 1”, “contrato_cliente Santana_nome do cliente_versão 2”.
Ao acessar uma pasta com documentos nomeados dessa forma, fica fácil de se entender que a versão com o maior número é a versão mais atual.
5. Faça backup dos seus arquivos regularmente
Depois que seus arquivos estiverem organizados e estruturados em pastas, é muito importante realizar cópias de segurança, que é o conhecido backup.
Para isso, salve todos os documentos periodicamente em um HD externo, pois, caso aconteça algum problema com seu computador, os arquivos não serão perdidos.
Além disso, também é possível salvar seus documentos em nuvem, que além de funcionar como um backup, economiza muito espaço no seu computador
6. Tenha uma rotina para organizar os documentos digitais
Manter a organização dos documentos é um processo contínuo. Por isso, o ideal é que você tenha uma rotina regular.
É importante que você determine um dia do mês para organizar os documentos digitais que porventura estejam nas pastas temporárias ou foram salvos com o nome incorreto para, dessa forma, manter tudo atualizado e em seu devido lugar.
Enfim, parece complexo cuidar do arquivo digital, mas não é. Mas se você tiver dificuldades em implantar essa rotina, peça ajuda para uma pessoa especializada e evite aborrecimentos futuros.
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