Praticamente todo dia a gente acaba gerando algum tipo de comprovante de pagamento, seja de uma simples compra de produto ou serviço, ou seja no pagamento de boletos. Mas aí surge a dúvida: por quanto tempo devemos guardar os comprovantes de pagamento?
Declaração anual de quitação
Em média, os comprovantes devem ser guardados por cinco anos quando os pagamentos referem-se a obrigações contratuais, contas de consumo (energia elétrica, telefonia, etc), convênio médico, faturas de cartões de crédito. No entanto eles podem ser descartados assim que chegar a declaração anual de quitação de débitos.
A empresa prestadora do serviço deve encaminhar até maio de cada ano, conforme prevê a Lei Federal 12.007/09. Se não receber a declaração, o consumidor deve solicitá-la por escrito ao fornecedor, guardando a cópia do pedido com protocolo (que pode ser via Aviso de Recebimento dos Correios ou por e-mail, desde que a empresa o responda).
Os comprovantes de pagamento de condomínios devem ser arquivados, também, por cinco anos, apesar de muitos recomendarem que todos os comprovantes sejam guardados enquanto se residir no imóvel.
Mas por outro lado, se o pagamento for referente a impostos (IPTU, IPVA, etc.), o prazo de cinco anos deve ser contado a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao da quitação, como prevê o artigo 173, I, do Código Tributário Nacional.
Já no caso de pagamento de aluguéis, os recibos devem ser guardados por três anos, após a devolução das chaves e do recebimento do termo de extinção do aluguel, já que esse é prazo que o locador possui para cobrar aluguéis em atraso.
Comprovante de parcela de compra de imóvel financiado devem ser guardados até que seja feito registro n cartório de imóvel.
Com relação às notas fiscais das compras realizadas, é uma garantia ao consumidor em relação à data da aquisição de um determinado produto em determinado estabelecimento.
O prazo para reclamações contra o fabricante ou fornecedor, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor, é de 30 dias para produtos não duráveis e 90 dias para produtos duráveis.
Dessa forma, é aconselhável que as notas fiscais sejam mantidas por toda a vida útil do produto, para o caso de produtos duráveis.
Há casos em que, mesmo tendo quitado faturas de cartão de crédito, taxa de condomínios ou impostos, o consumidor é surpreendido com cobranças.
Daí a importância da guarda dos documentos, bem como das cartas de quitação que as operadoras de serviços de telefonia, por exemplo, já oferecem aos seus clientes/usuários.
Reparação por cobrança de pagamento já realizado
Se, mesmo tendo apresentado os comprovantes de quitação de débitos reclamados, o prestador de serviço, lojista ou agente de cobrança insistir na cobrança, saiba que a lei protege o consumidor que, pode, inclusive, buscar reparação moral e material no Judiciário pela importunação de um pagamento comprovadamente já realizado.
Para a guarda organizada de comprovantes, pode-se usar sacos plásticos etiquetados, caixas ou as em pasta classificadora (aquelas sanfonadas). As que devem ser guardadas por mais de um ano, no final dos 12 meses pode-se reagrupá-las em pasta plástica ou caixa, etiquetada com o ano a que se refere.
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