Do momento em que acordamos até a hora que vamos dormir, somos bombardeados por informações e afazeres de todos os lados.
Obrigações profissionais e afazeres da vida pessoal preenchem a nossa agenda durante todo o dia, sem contar os insights e ideias que surgem repentinamente.
Imagine o seu cérebro, trabalhando o tempo todo para filtrar essas informações, separar o que é importante e o que não é, o que é útil e o que pode ser esquecido.
Esse é um outro problema de confiarmos apenas na nossa memória: nossa mente não tem a capacidade de perceber em qual momento cada informação é útil. Por isso ela nos lembra de assuntos do trabalho quando estamos descansando e vice versa.
Sua mente quer garantir que você não se esqueça daquele ponto importante, daquela pendência, então ela vai ficar periodicamente te lembrando daquilo, mesmo que no momento em que a lembrança surge você não possa fazer nada a respeito.
O resultado é viver estressado e com aquela sensação permanente de que “a cabeça não para um minuto”.
Anotando os afazeres…
No começo anotar todos os afazeres, dos mais básicos aos mais complexos, parece algo bobo e que representa uma perda de tempo.
Tem uma reunião com cliente? Anote. Tem que negociar uma compra um fornecedor? Anote. Tem que comprar um remédio na farmácia? Anote. Anote tudo o que você quer ou precisa fazer durante o dia.
De preferência faça essa lista no final da noite anterior e revise a lista no começo da manhã, organizando mentalmente melhor o seu dia.
Você vai perceber que a lista muitas vezes ficará imensa, portanto além de escrever suas obrigações também é importante categorizar essas obrigações, do mais importante para o que tiver menos importância ou que possa ser postergado.
Durante seu dia muito provavelmente novas atividades precisarão ser anotadas e algumas finalizadas no mesmo dia.
Isso vai demandar de você disciplina para se focar na organização das suas atividades, mais saiba que os resultados na sua produtividade aparecerão em um curto espaço de tempo.
Registrar para não esquecer…
Trata-se, basicamente, de anotar uma informação para que ela não fique apenas na nossa mente.
O próprio surgimento da escrita é um exemplo de que o ser humano tem uma tendência de registrar as coisas importantes e que não quer que sejam esquecidas porque sabemos, instintivamente, que nossa memória não é confiável.
Anotar tudo também vai beneficiar suas ideias, já que muitas vezes ideias ótimas aparecem em momentos que não podemos parar para desenvolve-las.
Por isso, exercitem o hábito de anotar tudo no decorrer do dia. A vida de vocês ficará mais organizada e produtiva, seja na vida profissional ou pessoal.
Claro que não basta só anotar, existe toda a questão de desenvolver o hábito de checar sempre suas anotações.
Já dizia David Allen: sua mente é para ter ideias, não para guardá-las.
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