É muito grande o volume de documentos que surge durante um dia normal de trabalho. A impressão que dá é que os papéis vão se multiplicando, e quando percebemos, já existe uma nova pilha destes documentos sobre a mesa, não é mesmo?
Normalmente, não damos muita atenção para essas ocorrências, até que chega àquela hora de ter que encontrar um documento que ninguém sabe onde está.
Fica todo mundo revirando tudo quanto é tipo de pasta, gaveta e montinhos de papéis até encontrar o bendito papel.
Perda de documentos…
A perda de documentos pode trazer muitos prejuízos para a empresa, entre eles a queda na produtividade e o risco de ações judiciais. E é por isso que muitos empresários contratam empresas de guarda de documentos.
Quando os documentos permanecem perdidos por horas ou dias, a empresa enfrenta várias dificuldades para dar andamento aos seus processos.
Em casos mais extremos, a falta de controle e o caos administrativo podem levar o negócio à falência.
Gestão de documentos…
A ausência de uma gestão de documentos eficiente pode gerar muitos custos para a empresa como a contratação de pessoal para lidar com o arquivo, manutenção de espaços físicos ociosos entre outras situações como essas.
A finalidade da Organização de Documentos é criar processos para controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas.
Isso pode ser feito por intermédio de técnicas e metodologias de organização de arquivos, principalmente nas empresas que possuem uma grande quantidade de documentos e que necessitam que eles sejam catalogados corretamente para fácil localização.
Para facilitar como você pode implantar ou sugerir uma efetiva organização de documentos na empresa, preparamos abaixo, algumas dicas.
1. Reúna todos os documentos da empresa
Vai dar muito trabalho, mas para organizar documentos com precisão é necessário reunir todos os documentos da empresa. Olhe em todos os locais que possam ter papéis como armários, gavetas, depósitos e pastas antigas.
Em seguida, coloque em caixas ou pastas para facilitar o transporte. Esse passo é importante para que a classificação dos papéis seja bem feita. Pode ser que demore dias, semanas ou meses, mas não deixe de dar esse primeiro passo para reunir tudo.
Organizar os papéis pela metade também não é recomendável, pois vai gerar ainda mais trabalho. É preciso ter esse cuidado para que o local não vire um mero depósito de documentos.
2. Descarte os papéis que não são necessários
Antes de sair jogando pilhas de papéis antigos, verifique quais podem ser descartados e quais precisam ser mantidos enquanto a empresa estiver funcionando.
Principalmente as empresas especializadas em lidar com documentos de clientes, tem que ter esse cuidado redobrado. Pode parecer besteira, mas um impresso perdido pode trazer vários problemas judiciais ou financeiros para o empreendedor.
Escrituras, testamentos, IPTU e carnês do INSS são exemplos de documentos que precisam ser mantidos em segurança e com fácil acesso para quando for preciso consultar.
Caso você esteja em dúvida do que pode descartar ou não, busque o auxílio de uma empresa especializada ou consulte advogados de sua confiança. Você também pode consultar tabelas de temporalidade.
Armazenagem de documento é um assunto sério!
3. Classifique os documentos
As categorias são particulares para cada tipo de empresa. Por isso, o empreendedor precisa avaliar os documentos que tem em mãos e pensar antes de criar um número grande de subdivisões para a classificação.
Um volume alto de categorias pode atrapalhar na hora de organizar os documentos, e a segmentação pode confundir ainda mais.
Separe os documentos em pastas ou caixas, e não misture os assuntos como colocando os papéis de seguro com os de finanças, por exemplo.
A classificação irá facilitar a organização no futuro, por isso dedique um tempo para essa tarefa.
Peça a ajuda de funcionários ou dos responsáveis que lidam com a papelada diariamente. Dessa forma, os processos podem ser facilitados.
4. O material certo para organizar os documentos
Para facilitar, procure ter pastas específicas para cada categoria de documento.
Vai ajudar muito comprar pastas de cores diferentes, colocar adesivos para identificar o que tem dentro, informar desde quando está armazenado e usar palavras-chave para facilitar a identificação.
As caixas precisam ser de material que não irá sofrer com a passagem do tempo e fáceis de serem transportadas.
Esse investimento é necessário para que a mudança traga resultados no dia a dia e o lugar de armazenagem de documento fique sempre organizado.
5. Se necessário, contrate uma empresa especializada
Onde armazenar os documentos? Essa é a principal dúvida dos donos de pequenas, médias e grandes empresas.
Existem alternativas que são ideais para o empreendedor e trazem inúmeras vantagens para quem precisa manter os documentos organizados.
Além de otimizar o espaço do seu negócio, as empresas especializadas em alugar boxes individuais de guarda documento são super seguras.
Sem contar que o acesso é fácil e não há burocracia na hora de contratar o serviço. Ou seja, quando precisar do documento armazenado, basta você solicitar à empresa, ou em alguns casos, ir diretamente e pegá-los.
Além de aumentar a eficiência da sua empresa, os documentos estarão em um ambiente ideal para armazenar papéis.
6. Ou, mantenha os documentos próximos a você
Se o aluguel de um box não é bem o caminho para organizar a papelada, às vezes, a solução é buscar um novo local de trabalho.
Pessoas que trabalham em home office, por exemplo, podem alugar uma sala pequena para que todos os documentos importantes relacionados à empresa fiquem concentrados em um mesmo local.
Além de ficar mais fácil controlar, os dias podem ser mais produtivos.
7. Organize-se para manter os documentos em ordem
Não adianta organizar tudo apenas uma vez e depois deixar os documentos de lado. Disciplina é essencial para manter os arquivos organizados e garantir que novos documentos sejam alocados nos locais corretos.
A responsabilidade não deve ficar centralizada apenas nas mãos do empreendedor, pois o ideal é que todos os funcionários saibam como achar os documentos e manter tudo em ordem.
A periodicidade para fazer uma organização mais robusta depende do volume de documentos da empresa e de como o empreendedor mantém os arquivos atualizados.
Por isso, fique de olho para que o local de armazenagem de documento não fique bagunçado em poucos dias.
Afinal, organizar documentos não é uma tarefa fácil, mas a partir do momento que o empreendedor sentir a diferença na agilidade dos processos, tudo será recompensado.
Aproveite e leia os outros artigos do meu blog.
Você também pode visitar as minhas redes sociais:
twitter.com/Rose_Moraes_PO;
instagram.com/rosemoraes_personalorganizer;
facebook.com/personalorganizer.rosemoraes
