Agora, que muitos estão trabalhando em casa, mais um desafio se faz presente: fazer videoconferência.
Essa ferramenta já é uma realidade para muitas empresas, especialmente para as que concentram a maior parte das suas ferramentas em um ambiente online.
Porém, nesses dias de pandemia, milhões de pessoas passaram a trabalhar através do home office e as reuniões em vídeo se tornaram muito mais frequentes..
E, com isso, essas pessoas podem não estar devidamente preparadas para fazer uma videoconferência com sucesso.
Para evitar que durante uma reunião, as coisas não saiam como previsto, é importante entender quais as regras na videoconferência.
Dessa forma, é possível minimizar problemas durante uma reunião em vídeo e torná-la mais efetiva.
Afinal, tenha em mente que a videoconferência veio para ficar e quanto mais eficiente ela for, melhor será a produtividade.
A importância das reuniões em video
Se antes era preciso viajar ou mesmo se locomover para uma reunião de negócios, hoje basta convidar todos os envolvidos para uma videoconferência.
Sem impedimentos geográficos, as pessoas não precisam gastar com locomoção para ir até a Empresa ou até o Cliente para discutir assuntos importantes.
Assim, em vez de usar ligações telefônicas para falar com todas várias pessoas, agora, em poucos cliques, você pode conversar por áudio e vídeo, com todo mundo que precisar.
No entanto, é importante seguir algumas regras, não apenas para evitar momentos constrangedores, mas também para aumentar a eficiência do encontro virtual.
Pense sobre o objetivo da videoconferência
Analise e defina o objetivo da videoconferência, porque, dependendo do objetivo, outros recursos podem ser mais efetivos, como o envio e um e-mail ou mesmo mensagem em chat corporativo.
Prepare também um roteiro com os assuntos que serão abordados na reunião online. Você pode relacionar os assuntos em forma de tópicos, mas o importante é ter uma sequencia lógica.
Analise sobre quem deve participar
Isso é ainda mais importante em reuniões por vídeo, afinal um encontro com muitas pessoas pode ser difícil de administrar.
Imagina reunir muitas pessoas virtualmente e lidar com mensagens, áudio e vídeo de todos? E depois descobrir que o evento não era necessário?
Por isso, convide só quem realmente precisa participar da reunião, para não fazer ninguém perder tempo.
Teste a plataforma que vai ser usada, antes da reunião
Problemas relacionados aos recursos da plataforma escolhida para a reunião em vídeo podem causar atrasos e falhas.
Por isso, confira como a ferramenta virtual funciona, com antecedência, e veja se ela atende às necessidades da sua reunião online.
Seja sempre pontual
Não importa se você está organizando a reunião ou se é apenas um participante: seja pontual. Isso mostra respeito e profissionalismo.
Além disso, esteja online alguns minutos antes da videoconferência e se for o administrador termine a reunião no horário programado.
Comportamento e postura
Desligue ou coloque o seu celular no modo silencioso (somente para casos de emergência).
Ficar checando o celular com frequência em plena reunião, pode passar a impressão de desinteresse ou descaso com o assunto e com os participantes
Saiba como usar o microfone e a câmera
Recursos de microfone e de câmera devem ser usados de forma efetiva.
Se não estiver falando, deixe o microfone mudo, para evitar interferências externas que tiram o foco da videoconferência.
Na hora de fazer uma pergunta durante a reunião, utilize o chat da videoconferência, para evitar interrupções.
Ao usar a câmera, utilize um espaço da casa com fundo neutro (ou use um fundo virtual).
Entregue o material a ser usado, com antecedência
Se uma apresentação será utilizada, você deve enviar o arquivo antes da videoconferência para que todos possam analisar o material com calma.
Lembre-se que além de documentos e arquivos, fotos, vídeos e planilhas também podem ser disponibilizadas durante as transmissões.
Dessa forma todos os participantes podem ter acesso aos dados apresentados numa mesma sessão online.
Seja objetivo
Durante os encontros virtuais a objetividade é ainda mais necessária. Por isso, evite comentários (principalmente pelo microfone) que não vão agregar informações ou questionamentos que sejam relevantes para o objetivo do encontro.
Melhores programas para videoconferência
SKYPE
Esse programa é um dos mais populares programas para realizar chamadas, seja por áudio ou por vídeo. Ele está disponível em qualquer plataforma, incluindo desktops, notebooks e mobile.
A versão básica do Skype é gratuita, e tem suporte para até 20 pessoas em uma única videochamada.
Já a versão premium Business suporta até 250 pessoas conectadas simultaneamente, além do compartilhamento de documentos e a edição deles em tempo real.
HANGOUTS MEET
Esta é uma plataforma de reuniões online que permite colocar várias pessoas em contato de uma forma muito simples.
Ele já vem integrado no pacote G Suite e, ao fazer sua conta no Gmail (Google), você já tem acesso liberado ao aplicativo.
Um dos grandes destaques do programa é que ele é gratuito, suportando até 150 pessoas numa única sessão.
ZOOM
Esta plataforma totalmente focada em videoconferência, sendo muito recomendada para reuniões corporativas, cursos online, apresentações de grupo a distância e encontros informais.
Ele também permite o compartilhamento de tela e recursos de colaboração e edição de documentos em tempo real.
Também é possível gravar todas as transmissões, que ficam acessíveis a qualquer momento pelos usuários.
JOIN.ME
Esta é uma plataforma de videoconferência que funciona diretamente pela internet. Ele funciona através de um link compartilhado: o usuário cria uma reunião online, recebe um link e o repassa para os outros participantes da transmissão.
O programa também faz o compartilhamento de tela, permitindo visualizar apresentações, editar arquivos, receber e enviar documentos em tempo real. Também existe um chat integrado para conversas simultâneas.
GO TO MEETING
Essa plataforma tem recursos completos até mesmo na sua versão mais básica. Ele permite o compartilhamento de telas, gravação das transmissões e ainda conta com ferramentas para desenhos.
As reuniões online em grupo do GoToMeeting também funcionam pelo compartilhamento de um link de transmissão. Esse link, que não tem um prazo de validade, pode ser acessado por até 25 pessoas ao mesmo tempo.
Finalizando, podemos dizer que a videoconferência derruba qualquer barreira geográfica e faz com que pessoas e empresas se comuniquem de qualquer lugar do planeta.
Dessa forma, trabalhando remotamente, você só precisa de um computador, uma conexão estável de internet e alguns elementos básicos para criar suas transmissões e participar de reuniões online.
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